こんなお悩みはありませんか？
「仕事で使うネットのツールが増えて、どれに契約しているかわからなくなった」
「スタッフが個々に無料ツールを使い始めて、管理が追いつかない」
「パスワードの使い回しや、誰がどのサービスを使っているのか把握できていないのが不安」
メール、チャット、スケジュール管理、そしてインターネット上にある「みんなで使うデータの整理棚」（クラウド上のNASのようなもの）など、仕事で使う便利なネットサービス（クラウドサービス）は気づくとどんどん増えてしまいますよね。
整理できていない状態は、お部屋が散らかっているのと同じで、仕事の効率が下がるだけでなく、情報が漏れてしまう危険も高まります。
今回は、小さなオフィスでもすぐに実践できる、かんたんで安全な「クラウド整理術」をお伝えします。
クラウドサービスが増えすぎると何が危ない？
整理整頓ができていないと、以下のようなトラブルが起こりやすくなります。
- 無駄なお金を払い続けてしまう：使っていない有料サービスに、毎月お金を払い続けてしまうことがあります。
- 退職したスタッフがアクセスできてしまう：辞めたスタッフのアカウントを消し忘れていると、オフィスの外からデータを見られてしまう恐れがあります。
- パスワードの使い回しで情報が漏れる：たくさんのサービスがあるからと、すべてのパスワードを同じにしていると、1つ破られたときにすべての部屋に侵入されてしまいます。
クラウドをすっきり整理する3ステップ
難しいシステムを導入しなくても、次の3つのステップでクラウドはすっきり整理できます。
ステップ1：使っているサービスを「見える化」する
まずは、オフィス全体で「どんなサービスを使っているか」を書き出しましょう。
Excelやスプレッドシート、あるいは紙のノートでも構いません。
- サービスの名前（例：LINE WORKS、Google ドライブ、会計ソフトなど）
- 毎月の料金と、支払いをしているクレジットカード
- 管理者の名前（誰が契約したか）
まずはこのリストを作るだけで、不要なサービスを見つけて解約することができます。
ステップ2：アカウントの「棚卸し（たなおろし）」を定期的に行う
年に2回（たとえば半期に一度）など、スケジュールを決めてアカウントの整理整頓をしましょう。
- 退職した人のアカウントはすぐに消す：これが一番重要です。
- 「誰がどのフォルダを見てよいか」を決める：誰でもすべてのデータ（みんなで使うデータの整理棚＝NASのような共有スペース）にアクセスできるのではなく、お金に関わるフォルダは一部のスタッフだけに見せる、といったルールを作ります。
ステップ3：パスワードの管理ルールを決める
「パスワードが多すぎて覚えられない！」という場合は、紙のノートに書いて鍵のかかる引き出しにしまっておくか、信頼できる「パスワード管理ソフト」を使いましょう。
複数のサービスで同じパスワードを使い回すのは絶対に避けましょう。
【要注意】クラウド管理をうたう高額ITリースの罠
クラウドの管理や設定に困っていると、以下のような売り込みが来ることがあります。
「クラウドを一括で安全に管理できる特別なパソコンとサポートのセットです」
「このセキュリティ機器（UTM）を通せば、クラウドからの情報漏洩を防げます」
こうした提案で、月々数万円（5〜7年契約で、総額100万円以上）にもなる高額なリース契約を迫られるケースが増えています。
ここで、絶対に知っておくべき重要な警告があります。
事業者として交わした契約（事業者契約）は、クーリングオフ（無条件の契約解除）の対象外です！
「クーリングオフができるから、まずは試してみよう」と気軽にサインしてはいけません。
リース契約は原則として途中で解約できず、会社が倒産しない限りお金を払い続けなければなりません。
ITサポートやパソコン、ネットワーク機器などの高額なリース契約を提案されたら、その場ですぐにサインせず、必ず一度断って周りの人に相談しましょう。
今すぐできるアクション
まずは、白い紙やメモ帳に「いまオフィスで毎月お金を払って使っているネットサービス」を思いつく限り書き出してみましょう！
無駄な出費を減らし、セキュリティを高める第一歩は、現状を正しく把握することから始まります。
コメント